Gezonde bedrijfsvoering

2021 was een jaar waarin AxionContinu meer inzicht heeft gekregen op het gebied van gezonde bedrijfsvoering. We zijn meer met elkaar in gesprek gegaan en werken vanuit onze bedoeling. Zoals onze herijkte besturingsfilosofie beschrijft, hebben we ook meer medewerkers met een verschillende achtergrondkennis bij deze gesprekken betrokken. Dit alles heeft ertoe geleid dat we de bedrijfsvoering beter hebben kunnen organiseren. Dankzij deze verstevigde basis zijn we beter voorbereid op de toekomst en kunnen we eerder anticiperen. We zien dat we het jaar hebben afgesloten met een positief resultaat van 0,6M€. Dit resultaat wordt beïnvloed door de regelingen voor de Coronavergoedingen en de kwaliteitsgelden vanuit de WLZ. Voor beide regelingen zijn referentiejaren van toepassing. In de referentiejaren was het resultaat negatief of beperkt, waardoor ook voor 2021 het resultaat beperkt is. Voor meer financiële informatie verwijzen we naar onze jaarrekening.
De bedrijfsvoering van de afgelopen jaren vormen de basis voor de volgende ratio’s:

Lees meer Lees minder

In 2021 zien wij diverse ontwikkelingen die financiële consequenties hebben. In vergelijking met 2020 zien we veel minder leegstand ten gevolge van Corona, waardoor nauwelijks vergoeding voor doorlopende kosten noodzakelijk zijn geweest. Wel zien we dat Corona impact heeft gehad op de operatie door het maken van meer personele kosten. Die laatste kosten bestaan grotendeels uit vervanging van personeel door hoger verzuim.
De huidige arbeidsmarktproblematiek in combinatie met het hoge verzuim resulteert er in dat een deel van onze medewerkers meer heeft gewerkt dan hun contracturen. Dat was echter niet voldoende, waardoor ook meer personeel niet in loondienst is ingezet. Parallel daaraan is ook aandacht besteed aan het efficiënter inzetten van medewerkers in loondienst door het proces van roosteren en plannen aan te scherpen.

Zoals we eerder hebben benoemd, hebben we in 2021 het strategisch beleidsplan 2022-2026 vastgesteld. In 2022 wil AxionContinu inhoudelijk verder vorm en inhoud geven aan het strategisch beleidsplan. Welke stappen moeten we gaan zetten om dit met elkaar te realiseren? Daarnaast willen we onze interne en externe verantwoording langs de lijn van de speerpunten vormgeven en hier onze . Hierbij koppelen we onze kritieke prestatie-indicatoren (KPI’s) aan de zeven speerpunten koppelen. Tot nu toe waren de KPI’s vaak enkel een getal. We vinden het echter belangrijk om inzicht te krijgen in het verhaal achter de cijfers.
Daarnaast vertalen we het strategisch beleidsplan ook door naar de jaarplannen van de divisies en onderliggende onderdelen. Ook de kwartaalrapportages gaan we opbouwen volgens deze speerpunten.

De systemen die we gebruikten waren niet op alle vlakken ondersteunend aan de processen. In 2021 hebben we andere systemen in gebruik genomen en zijn we begonnen om de bestaande systemen te optimaliseren zodat onze processen meer Lean worden. Zo streven we ernaar om informatie slechts op één plek vast te leggen en zo weinig mogelijk papier te gebruiken. In het inkoopproces heeft AxionContinu hierin grote stappen gemaakt. Ook op het gebied van managementinformatie zijn de eerste stappen gemaakt in de procesdigitalisering.

Nu de samenleving steeds meer gebruik maakt van technologie, moeten we binnen AxionContinu oog hebben voor ontwikkelingen die van buiten op ons af kunnen komen. Het is belangrijk dat we de informatie over onze cliënten en medewerkers beschermen. Enerzijds moeten we natuurlijk aan de wetgeving op het gebied van informatiebeveiliging en privacy voldoen. Anderzijds streven we ernaar dat medewerkers zo weinig mogelijk hinder ondervinden van de zorg voor veiligheid en privacy. Er is een security officer aangesteld die samen met de functionaris gegevensbescherming het veilig gebruik van gegevens in de organisatie moet bevorderen en bewaken. Zij ondernemen laagdrempelige acties om onze medewerkers alert te houden. Afgelopen jaar hebben verschillende locaties bijvoorbeeld bezoek gekregen van een mistery guest. Wanneer deze zaken signaleerde die niet goed verliepen, ging de security officer hierover in gesprek met de medewerkers en afdeling.

Het planning & control-proces is het afgelopen jaar verder verbeterd. De interne sturing gebeurt nu meer vanuit de bedoeling en volgens de cyclus van plan-do-check-act. Meer dan in voorgaande jaren is de begroting voor 2022 in 2021 gemaakt op basis van het gesprek dat we samen gevoerd hebben.
Hiertoe hebben we een nieuwe planning & control-cyclus geïmplementeerd. In 2021 is het managementteam veel meer met elkaar in gesprek gegaan over hun doelen en realisaties. De managementleden hebben elke drie maanden een kwartaalrapportage opgesteld voor de eigen divisie of afdeling. Met de raad van bestuur en de directeur Finance & Control bespraken ze vervolgens hun realisatie, plannen en de betekenis daarvan voor de toekomst. De externe financiering was hierin steeds het uitgangspunt.
De AxionContinu-brede kwartaalrapportages worden gedeeld met de raad van toezicht, de ondernemersraad, cliëntenraad en met specifieke externe betrokkenen. Vóór 2021 werden deze kwartaalrapportages niet op deze manier gemaakt.
Dankzij deze nieuwe structuur is onze blik niet meer enkel gericht op de kwaliteit of op de financiële aspecten. We bekijken vraagstukken integraal. En langzaamaan ontwikkelen we ook de gewoonte om verder vooruit te kijken. Omdat we nu eerder en beter weten wat bepaalde fricties inhouden, kunnen we gerichtere acties uitzetten voor de toekomst.

Om strategische projecten beter sturing te kunnen geven binnen de organisatie is een doorstart gemaakt met Project Portfolio Management. We gebruiken dit instrument om projecten te prioriteren en om inzichtelijk te maken welke projecten bijdragen aan de strategie. Project portfolio management is een terugkerend onderwerp in de maandelijkse overleggen tussen het managementteam en de raad van bestuur.

In 2021 heeft AxionContinu voor het eerst gewerkt met een gedetailleerd meerjarenonderhoudsplan voor onze gebouwen. In de komende jaren bekijken we met welke partijen we vorm kunnen geven aan dit plan. In 2021 zijn is gestart met de aanbesteding voor de grootste contractpartij, namelijk die voor technische installaties. Door het meerjarenonderhoudsplan hebben we een volledig zicht op de staat van onderhoud van onze gebouwen. Dit plan is een grote stap in het kader van de beheersing van de kosten. Voortaan weten we van tevoren met welke budgetten we rekening moeten houden.
Aankomend jaar gaan we evalueren waar we eventueel aanpassingen moeten doorvoeren in de meerjarenplannen.

In maart 2021 heeft AxionContinu de Energy Efficiency Directory (EED) ingeleverd met de CO2-reductietool die ontwikkeld is door Stimular en Milieuplatform Zorgsector (MPZ). Met deze tool kun je snel en overzichtelijk de CO2-reductie in kaart brengen. Daarnaast heeft de tool AxionContinu geholpen om naar de langere termijn te kunnen kijken en de verplichte erkende maatregelen in te plannen. De EED is op 30 augustus goedgekeurd door het Rijksdienst van Ondernemend Nederland.

Samen werken aan een gezonder milieu
AxionContinu vindt het erg belangrijk om als grootverbruiker binnen de zorgsector een bijdrage te leveren aan een beter klimaat. Daarom heeft AxionContinu op 12 oktober 2021 een overeenkomst ondertekend in het zorgcentrum Isselwaerde met MPZ, de gemeente Utrecht en IJsselstein.

Met deze overeenkomst zijn we ervan overtuigd dat duurzaamheid nog breder aangepakt kan worden. Een praktisch hulpmiddel dat wordt gebruikt is de Milieuthermometer Zorg. Dit is een certificeerbaar milieumanagementsysteem dat ontwikkeld is door MPZ.

Inmiddels is AxionContinu hiermee begonnen. Het is ons doel om over twee jaar (eind 2023) gecertificeerd te zijn met het zilveren niveau.

Corona

Ook 2021 stond voor AxionContinu, en daarmee ook voor de RvT, in belangrijke mate in het teken van de corona-uitbraak. Corona was regelmatig onderwerp van gesprek bij de RvT vergaderingen. Zo is o.a. aan het begin van het jaar het Code Zwart scenario COVID-19 van AxionContinu besproken. Door corona zijn de bijeenkomsten met de RvT en onderliggende commissies (groten)deels via beeldbellen verlopen.

De RvT spreekt nadrukkelijk zijn waardering uit voor de wijze waarop de medewerkers van AxionContinu zijn omgegaan met de gevolgen van de coronapandemie. Deze pandemie heeft een enorme impact op de bewoners, cliënten, medewerkers en vrijwilligers. Door de vaccinatierondes voor bewoners, medewerkers en vrijwilligers en door de landelijke versoepelingen is het ‘normale leven’ in de loop van 2021 gelukkig weer teruggekeerd ondanks het feit dat veel bewoners en medewerkers ziek zijn geworden en de continuïteit van zorg onder druk heeft gestaan.

Welke werkzaamheden de RvT had in 2021, hoe was de samenstelling, evaluatie, nevenfuncties en vergoedingen?

Lees meer Lees minder

Verslag van de werkzaamheden
In 2021 heeft de RvT zes reguliere vergaderingen gehouden. Hierin kwamen onder andere de goedkeuring van de begroting, kaderbrief en jaarrekening aan de orde. Daarnaast is aandacht besteed aan de managementrapportages die elk kwartaal werden opgeleverd (waarbij Q4 in de jaarverantwoording is meegenomen). Naast de reguliere RvT vergaderingen is er in mei een extra RvT meeting geweest ten bate van de nieuwe strategie van AxionContinu. in december 2021 is er een extra RvT meeting geweest ten bate van de fusie/overname van Demeter die per 1/1/22 is geëffectueerd. Bovendien is er in november een themabijeenkomst geweest waar de divisie Revalidatie & Herstel een presentatie heeft gegeven over de geriatrische revalidatiezorg en de stappen die de divisie zet om de bedrijfsvoering op orde te krijgen. Bij deze themabijeenkomst waren naast de RvT en de RvB ook het MT en de medezeggenschapsorganen aanwezig.

Samenstelling RvT en Commissies
Per 1 januari 2021 is Irene Veerkamp benoemd en per 1 mei 2021 Henk Nies, waarmee de RvT (na het vertrek van Marion van Hoof en Bart Vrancken) weer uit 6 leden bestaat en de gewenste competenties heeft om commissies goed te bemensen.
Vanuit de RvT zijn drie commissies samengesteld:

• De Auditcommissie is zes keer bijeengekomen in een vergadering en heeft onder andere de ontwikkeling van informatieveiligheid, informatisering en automatisering, vast-goedzaken, de management rapportages, de liquiditeit, de jaarrekening 2020, de ontwikkeling van de ondersteunende diensten, het eigen vermogen, de management letter en de begroting 2022 besproken. Daarnaast heeft de selectie van een nieuwe accountant (Deloitte) plaatsgevonden in 2021.
  Henk van der Stelt is de voorzitter van deze commissie, die verder ook bestaat uit Irene Veerkamp.
• De commissie kwaliteit en veiligheid is vijf keer bijeengekomen en heeft aandacht besteed aan onder andere verzuim, cliëntparticipatie, iso-certificering, onvrijwillige zorg en diverse kwaliteitsindicatoren. Elke bijeenkomst heeft de commissie een bestuurlijke dilemma met de bestuurder besproken.
  Jajo Hellinga is voorzitter van deze commissie, daarnaast neemt Henk Nies deel aan deze commissie.
• De remuneratiecommissie heeft begin 2021 en begin 2022 overleg gehad over de beoordeling van de bestuurder(s). Daarnaast is in 2021 de procedure opgestart voor de vervanging van de voorzitter RvT. Per 1 juli 2022 verloopt namelijk de 2e termijn van de huidige voorzitter Harry Bosch.
  Jan Alblas is voorzitter van deze commissie daarnaast neemt Harrie Bosch deel aan deze commissie.

De commissies adviseren de voltallige Raad van Toezicht.

Zelfevaluatie
In februari 2022 heeft de RvT zijn functioneren geëvalueerd. Hierbij was dit jaar geen externe begeleider betrokken. De zelfevaluatie was in twee delen gesplitst; een deel zonder de RvB en een deel met de RvB.
Hier is onder andere uit voortgekomen dat de samenwerking tussen de RvT-leden en tussen de RvT en RvB goed is en dat zaken op een open en transparante manier besproken worden. Het bezoeken van organisatieonderdelen is wenselijk om kleur en kennis te krijgen over de verschillende locaties. Dit is door corona beperkt mogelijk geweest.

Nevenfuncties en ontwikkeling deskundigheid en professionaliteit

Vergoeding
De bezoldiging van de Raad van Bestuur is in lijn met de Wet Normering Topinkomens (WNT) klasse IV. De honorering van de Raad van Toezicht is gebaseerd op de door de NVTZ aangegeven normen, die lager zijn dan de WNT-maxima.

Tot slot
Naast het opvangen van de gevolgen van de corona-epidemie zijn in 2021 ook diverse nieuwe vernieuwingen in gang gezet. De belangrijkste is de ontwikkeling van de nieuwe strategie 2022-2026. De Raad heeft er vertrouwen dat de nieuwe strategie, bestaande uit 7 speerpunten en 4 thema’s, AxionContinu gaat helpen om de juiste stappen te zetten en de zorg van de toekomst vorm te geven.

Daarnaast wil de Raad in het bijzonder de Raad van Bestuur, het Management en de adviesorganen (Centrale Cliëntenraad, Ondernemingsraad, Verzorgende en Verpleegkundige Advies Raad) danken voor de prettige samenwerking in het afgelopen jaar.
De Raad van Toezicht heeft er vertrouwen in dat met een goede samenwerking van alle geledingen AxionContinu een goede toekomst tegemoet gaat.

Download hier de vastgestelde jaarrekening 2021 van AxionContinu.